Искусство управления

 
Семь шагов
к собственной свободе
автор: Владимир Грабарник
Постоянное, хроническое отсутствие времени. Куча бумаг на столе, требующих немедленного личного рассмотрения, папки скопившихся дел, непрочитанная почта, список обязательных звонков, набор номеров которых займет минимум два дня…
Так выглядит ад трудоголиков, готовых перевернуть горы и сдвинуть реки, тратящих невероятное количество нервной и физической энергии и… глубоко неудовлетворенных сделанным или достигнутым.
 
Свобода – это прежде всего свобода выбора, когда человеку есть из чего выбирать, и он обладает умением делать правильный выбор
 

Тезис: счастье – это свобода. Свобода – это прежде всего свобода выбора, когда человеку есть из чего выбирать, и он обладает умением делать правильный выбор.

Каждый по-своему сражается с потоком обрушившейся на него информации, но должна же быть какая-то система общего противодействия хаосу? Жизнь – это проект. Мы вольны вести его так, как хотим. Но если попытаться задать самому себе вопрос – знаю ли я, как правильно вести этот проект с точки зрения технологии управления? – и попробовать ответить на него честно, то большинство людей к ответу на него окажутся не готовы.

Мне помог руководитель и друг. Руководитель – завалил заданиями, проектами и поручениями. Врожденный «синдром отличника» вогнал меня в состояние глубокого штопора – не справляюсь, караул! А задания не кончаются… В пору всё бросать... «Держи баланс», – сказал друг. Сегодня данная формулировка звучит короче – «не парься!». Уважая руководителя и ценя дружбу, я попытался совместить оба пожелания в теорию приоритетов. Поскольку теорию формулировал исключительно для «внутреннего потребления», выражена она в призывах-лозунгах, обращенных лично к себе. Итак:

Умение отсекать лишнее – это искусство. Принцип скульптора: в целом куске камня уже содержится произведение – важно только отсечь все лишнее. Принцип бережливости, или закон экономии, суть которого вынесена в эпиграф сформулировал первыйшаг к свободе – «Отсекай!».

Но так же, как начинающему ваятелю предстоит испортить не один кусок мрамора, прежде чем он овладеет мастерством скульптора, так и умение отсекать лишнее в обыденной жизни легко не дается. Для начала нужно овладеть простейшими навыками, которые необходимо ежедневно тренировать, систематизировать и адаптировать к складывающейся обстановке, под свои собственные потребности и стратегические цели.

Отсекать легче всего мелкие задачки, звоночки, второстепенные по значимости встречи. Не знаю, как для других, но для меня этот мусор общения составляет более половины непродуктивного использования рабочего времени. Прежде всего – звонки. Мобильные телефоны – мобильные диверсанты – подрывники эффективности. Ответы на звонки коллег, знакомых, подчиненных занимают массу времени, а по насыщенности информации сводятся практически к нулю, при этом: отрываешься от текущей задачи – переключаешься на разговор – концентрируешься на сути (если она есть в запросе) – формулируешь ответ – отбой – отключаешься мысленно от завершенного разговора – концентрируешься на прерванном занятии… Если есть возможность, то, решая сколь-нибудь важную задачу, телефон лучше всего отключить или переключить (предварительно предупредив) на коллегу (секретаря) или на голосовую почту. Звонить самому всегда эффективнее, чем принимать звонки просто потому, что ты уже сформулировал проблему и имеешь представление о способе ее решения. Кстати, когда нет возможности отсечь, можно попытаться найти причину уклониться от пустого действия. Лучше сразу сделать максимально хорошо, чем потом переделывать. Понятно, что действия, обозначенные выше, – это даже не тактика поведения, а прелюдия к попытке систематического употребления правил экономии.

Возвращаясь к сравнению с куском камня, замечу, что очень важно до первого взмаха молотка и движения зубила видеть хотя бы контур будущего прекрасного произведения. Общий схематичный рисунок на камне – вот основа стратегии личной свободы. Проще и банальнее – пока нет цели, любое действие порождает хаос и внутреннюю неудовлетворенность. Цель может быть долгосрочной, среднесрочной и тактической. Можно иметь сразу несколько целей и постоянно держать их перед собой, можно двигаться к одной – неважно. Важно, чтобы они были, чтобы указывали направления движения, складываясь в конечный замысел-рисунок. Создав контур, можно не стесняться – всё остальное, что не вписывается в очерченный круг целей, что отвлекает – всё лишнее.

Важнейшим шагом на пути к свободе являетсяпостроение внутренней иерархии. А базисом иерархии служит план. Нельзя быть свободным хаотично, работать только когда хочется – это не свобода, а нервный срыв. Свободу надо уметь планировать заранее. Еще в школе нас учат элементарному планированию: урок длится 45 минут, два предмета за один урок не обсуждаются, а по окончанию года обучения нас ждет, как правило, экзамен. Пусть стратегические цели увлекают мысли на десятки лет вперед, но планирование – не место для романтики. Мне легче дается ежедневный план, план подготовки и проведения важных встреч, план проектов. У каждого могут быть свои методы – от разноцветных листочков post-it, распределенных в произвольном порядке на панели монитора, до жесткого графика в Microsoft Project. Важно, что везде есть дата старта (желательно поэтапного исполнения) и самое важное – день Победы, или дата завершения проекта. Значительно легче планировать этапами, равномерно распределив собственные силы по дистанции, и продвигаться от вешки к вешке. Но очень часто натура берет верх – или старт не задался, или этап куда-то выпал, и штурмуешь непреступные стены в последнюю ночь, как ленивый студент перед экзаменом. Педагоги могут простить и прощали, но бизнес – нет. Каждый срыв и штурм останется ошибочной бороздой сверла рядом с  контуром произведения. Ритм – это основа жизни. Поэтому, планируя, надо обязательно чередовать периоды напряженного труда с периодами относительного спокойствия, периоды активных действий – с периодами раздумий и размышлений. Не умеющий отдыхать не умеет и работать! Следовательно, второй шаг – «Планируй»!

Третий шаг – зеркало первого. Баланс. Важно уметь расставлять приоритеты. Известно, что около 20% предприятий формируют более 70% ВВП, так и в повседневной жизни – только 20% наших усилий формируют более 80% успеха. Поэтому чрезвычайно важно уметь различать те самые 20 приоритетных процентов, чтобы быть на 80% свободнее. И не забывать простую истину, что максимальная эффективность достигается только тогда, когда тебе нравится то, чем ты занимаешься. Так что научи себя любить то, что ты делаешь. Хотя бы уважать научись…

Третий призыв к самому себе на пути к собственной свободе – «Ранжируй!».

Четвертый шаг. Шаг наиболее сложный: сделай сознательный выбор оптимальным и не давай себя сбить обстоятельствам. Когда намечены цели и расставлены приоритеты, когда инструмент заточен, а глаза видят будущий контур, и ты знаешь, с чего начать – начинай. Не надо метаться в поисках лучшего с места на место, нельзя сомневаться в уже одобренном и жалеть о случившемся. Но и упираться в очевидных ошибках – крайне чревато. Умение признавать собственные ошибки намного ценнее учебы на примере чужих ошибок. Искусство выбора заключается в умении принять правильное решение в условиях жесткого дефицита ресурсов и отсутствия объективных данных. Образным примером может служить поведение летчика, умудрившегося посадить неуправляемый истребитель. Сам пилот рассказывал о случившемся приблизительно так: «Двадцать вторая минута полета: проблемы с выпрямителем. Машина обесточена. Приборы отключены. Ориентация потеряна. Принимаю решение снижаться. Двадцать четвертая минута – визуально обнаруживаю железнодорожное полотно. Ориентируюсь на местности – выхожу в район аэродрома. Двадцать шестая минута: захожу над полосой – пытаюсь выпустить шасси. Шасси не выпускаются. Повторная попытка – безрезультатно. Принимаю решение: приземляться на брюхо. Двадцать восьмая минута: произвёл аварийную посадку». Всё. Учитывая вес самолета, скорость при заходе на посадку, полное отсутствие информации – лучшая иллюстрация применения принципов внутренней свободы, помогающих профессионалам совершать чудеса. Определен контур задачи («машина обесточена», т.е. практически неуправляема), отсечено всё лишнее (возможность катапультироваться), сделан однозначный выбор (аварийная посадка), задача решена. Эта иллюстрация была бы неполной, если не добавить, что спустя несколько недель точно в такой же ситуации пилоты другой части потеряли самолет и, к огромному сожалению, жизнь одного из летчиков. Подобные ситуации-аварии происходят с нами постоянно. Большинство из нас с криком «всё пропало!» всё же бросаются на ликвидацию их последствий. И только единицы управляют ситуаций от начала до конца. «Выбирай и держись!» – суть четвертого правила-шага.

Пятый шаг – концентрация. Говорят, что некоторые из великих людей умели  делать пять дел одновременно. Допускаю. Не знаю, как это удавалось им чисто технически, но периодически бываю свидетелем тому, как совещания растягиваются на три и более часов из-за неподготовленности вопроса, как на встречах стало нормой общение переговаривающихся сторон с третьими лицами по мобильному телефону вместо концентрации внимания друг на друге. Т.к. затянувшееся на 3 часа совещание красноречиво свидетельствует, что за столом собрались отнюдь не гении, не стоит копировать манеру поведения великих. Умение максимально сосредоточиться «здесь и сейчас» на самом важном в текущий момент – одна из лучших черт самодисциплины и, следовательно, верный шаг в сторону личной свободы. Кстати, привычка приходить вовремя очень полезна и свидетельствует не только о хорошем воспитании, но и о внутренней концентрации. Согласитесь, каждому приятно, когда ради него прилагаются усилия. Вовремя начатая встреча – лучшее подтверждение уважения к партнеру. В мире постоянных дорожных пробок, нелепых случайностей и абсолютной непредсказуемости ближайшего будущего редко помнят о точности – вежливости королей и совсем забывают о необходимости заканчивать встречу, переговоры и совещания на пять минут раньше намеченного срока. Поэтому хорошо завести правило: не совещаться более часа, что бы от принимаемого решения не зависело. Лозунг пятый: «Концентрируйся!».

Шестой шаг – парадокс. «Свобода – это осознанная необходимость», – говорил классик. Я бы изменил акценты: «свобода дается только тогда, когда осознаешь необходимость делиться». Поэтому сразу сформулирую призыв шестой: «Делегируй!». Умные говорят, что если хочешь, чтобы было сделано хорошо – сделай сам. Мудрые призывают щедро раздавать ответственность, делиться полномочиями, доверять коллегам. Стремись делать самостоятельно только самый необходимый минимум. Основное занятие хорошего руководителя – думать и решать. Всё остальное должны делать подчиненные. Поэтому, когда хочешь, чтобы было хорошо тебе, – поручи другому и проверь. Контроль – третий кит свободы руководителя (думать, решать и контролировать).

Шаг седьмой, но не последний – «Умей!». Умей наслаждаться плодами своих побед и новым опытом, приходящим вместе с поражениями. Умей применять макеты и схемы, проверенные годами. Умей отказываться и идти ва-банк. Особенно умей и учись ценить соратников и друзей, счастливым образом оказавшихся рядом, радивых подчиненных и требовательных руководителей – это те самые контуры твоей собственной свободы.

Мы живем здесь и сейчас, а история не терпит сослагательного наклонения. Следовательно, в общем-то не важно, что и как ты делаешь. Важно, как ты это оцениваешь…

Эпилог: «отсекай – планируй – ранжируй – выбирай – концентрируйся – делегируй – умей» – это не рецепт счастливой жизни и успешного ведения дел, а частный случай модели «правил экономии». Если данные размышления смогут кому-то помочь или послужить подсказкой – буду очень рад. Если же коллеги в свою очередь поделятся своими идеями, удачными находками, эффективными решениями управленческих проблем, мы все станем чуточку свободнее.

 
КОММЕНТАРИИ К ЗАПИСИ:

Здравствуйте Владимир Ефимович,
не возражаете, если я немного прокомментирую Вашу статью?
Вы хороший хозяйственник. Таких сейчас мало в администрациях регионов... Вы имели замечательные задатки организатора, но административная работа Вас стала переориентировать и Вы стали тяготиться нынешней работой... (это видно из информации в Ваших статьях)... Вот Вы и упустили ещё три первых шага организатора:
1. Собери качественную информацию.
2. Сформулируй правильно вопросы по проблеме.
3. Поставь конкретную цель.
А Вам, будучи администратором, приходится выполнять статистическую работу и постоянно догонять ситуацию баланса...
Порочна сама система структуры региональной организации...
Это вина гос.машины... (это как в "законах Паркинсона") и ситуация будет усугубляться, если не решать иными способами...
Лоббировать интересы дела надо не в исполнительной власти, а в законодательной...
Интересно было бы с Вами поработать и есть что пред...

Василий Сергеев

эксперт
13.06.2011

Оставить свой комментарий